Podcast der hsp Handels-Software-Partner GmbH

Immer noch sind Mandanten, die ganz wild auf eine Verfahrensdokumentation sind, äußerst rar gesät. Kein Wunder, haben diese doch mehr als genug zu tun. Dabei gehört das Thema zu den Aufgaben, die immer mehr Arbeit verursachen, je länger sie aufgeschoben wird. Doch welche Argumente ziehen bei Mandanten wirklich? Wie sehen die messbaren Mehrwerte einer Doku aus? Und wer in der Kanzlei soll die anfallenden Aufgaben übernehmen? Darüber hat hsp-Chef Paul Liese mit Doku-Experte Sven Horak gesprochen, dem Geschäftsführer der vemeto GmbH.
Die vemeto GmbH hat sich auf das Thema Verfahrensdokumentation spezialisiert. Angefixt wurde dessen Gründer und Inhaber Sven Horak im Jahr 2019 durch seinen Steuerberater, der ihm die Dokumentationsthematik vorstellte. Was zunächst nur Neugier und Interesse war, hat sich inzwischen längst zu einer großen Leidenschaft entwickelt. Denn Sven sieht im Doku-Thema enormes Potenzial. Die Erfahrungen, die er nun in seinem Arbeitsalltag macht, bestätigen ihn.
Zu Beginn seiner Selbständigkeit musste er immer wieder Überzeugungsarbeit bei Kanzleien und Mandanten leisten. Die Doku sei nicht als Pflicht zu sehen, vielmehr sollte der Fokus auf den möglichen Mehrwerten für das Unternehmen liegen. Sven arbeitet üblicherweise für Kanzleien, indem er für deren Mandanten Dokumentationen erstellt. Einige Kanzleien starten die Zusammenarbeit mit der Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation, um das Thema, Svens Arbeitsweise und die erforderlichen Prozesse kennenzulernen.

Immer mehr Kanzleien erkennen das Potenzial
Sven stellt aber auch fest, dass über die vergangenen Jahre ein Umdenken beim Thema stattgefunden hat. Mittlerweile gehen viele Kanzleien auf ihre Mandanten zu, um die Verfahrensdokumentation nicht nur als Selbstschutz zu verkaufen. Zudem sehen die Kanzleien in der Doku die Möglichkeit, einmal sämtliche Schritte eines Belegs vom Eingang bis zur buchhalterischen Erfassung nachzuvollziehen. Darüber hinaus geht es nicht nur um die Belegablage, sondern um weitere Felder wie Lohnabrechnung, Spesenkostenabrechnung und insbesondere die IT-Infrastruktur.
Paul merkt an, dass der Fokus bei Betriebsprüfungen im Verständnis der unternehmerischen Prozesse liegt. Die Belegablage interessiert die Prüfer:innen zunächst einmal gar nicht. Sven ergänzt, dass die Prüfpersonen generell schon misstrauisch werden, wenn die beschriebenen Prozesse in der Dokumentation nicht denen in der Realität entsprechen. Eine solche Verfahrensdokumentation ist schon als Dokument wertlos, als Nachschlagewerk sowieso. Deshalb sieht Sven seine Arbeit in der Erzeugung eines betriebswirtschaftlichen Mehrwerts, nicht eines Dokuments.
Unternehmen müssen ihre IT-Systeme kennen
Paul fragt nach, was es mit der Dokumentation der IT-Infrastruktur auf sich hat. Sven antwortet, dass ein Teil davon selbstverständlich eine Hardware-Dokumentation sei. Darüber hinaus geht es darum, in welcher Art und Weise welche Softwaresysteme miteinander interagieren. Wie werden die Daten erzeugt bzw. übergeben? Welche Risiken bestehen bei der Übergabe eines Belegs von einem ins andere System?
Svens Erfahrung nach wissen viele Unternehmer:innen nicht, wie ihre IT-Prozesse ablaufen. Da stelle er sich die Frage, wie sie bei einer Betriebsprüfung plausibel erklären möchten, wie die eigenen Prozesse sauber und sicher laufen. Denn da geht es um Punkte wie Verlust, Manipulation, usw. Paul führt aus, dass Schnittstellen häufig ein Problem darstellen, wenn diese manche Werte nicht richtig übertragen. Sven bietet seinen Kund:innen deshalb die Datenanalyse als Dienstleistung an. Denn es reicht nicht, einfach nur anzugeben,