Warum brauchen wir eigentlich Compliance? Den Satz haben sie vielleicht schon mal gehört. Die
Frage ist immer wo liegen Nutzen und Grenzen von Regulatorik und eben auch von der Überwachung
dieser ein regelmässiger Streitpunkt, den man immer und immer wieder in der alltäglichen Praxis,
egal ob in der freien Wirtschaft oder in der öffentlichen Hand Heute muss man darüber unterhalten.
Warum brauchen wir eigentlich Compliance? Denn klar ist, Compliance ist mittlerweile ein omnipräsenter
Standard allgegenwärtig. Allgegenwärtig. Mittlerweile hat man keine Organisation mehr, die bei
Trost ist und keine Compliance hat. Compliance ist schlichtweg überall. Und das Problem ist
bei der Abteilung oftmals, niemand mag die Abteilung. Keiner mag mit der Compliance Abteilung
arbeiten. Und der Vorwurf ist oft ein generelles Lichtverständnis für die Arbeitspraxis. Es
wird oft vorgeworfen, dass Menschen sagen, ja, die Regulatorik muss da sein, ihr seht aber nicht,
wie die Praxis aussieht und deswegen es am Reissbrett entworfene Theoriekonstrukt überhaupt
nicht anwendbar auf das was wir hier machen Das Ergebnis ist eine Vermeidungsstrategie, fehlende
Proaktivität auf beiden Seiten, Arbeit gegeneinander oder schlimmstenfalls eine so dehnbare
Interpretation von Richtlinien, dass man im Endeffekt Dinge umgeht und das sogar teilweise professionell.
Den Satz Zu haben wir Spass, heute haben wir Compliance. Haben Sie eventuell schon mal gehört.
Die Frage ist, wie geht es besser? Das erste, was wir jetzt machen müssen, ist erst einmal definieren,
welche Aufgabe hat Compliance eigentlich? Compliance verantwortet die Rechtskonformität aller
Prozesse und Geschäftsabläufe innerhalb einer Entität, zum beispiel einer Behörde, eines Dezernats,
einer Firma, einer GmbH, einer AG, einer Limited, einer Agentur des öffentlichen Rechts oder
welcher Rechts oder wo man hat. Compliance ist die Rechtskonformität aller Prozesse und Geschäftsabläufe
innerhalb dieser Entität. Und da gibt es Personen, die dafür zuständig sind, die sogenannten
Compliance Officer. Und jetzt können wir ein paar Beispiele nehmen, weil immer wenn die Frage
kommt, warum brauchen wir eigentlich Compliance, was machen die eigentlich? Eigentlich gibt
es ein paar ganz simple Dinge, die früher einfach schiefgelaufen sind. Ich selber habe ja erlebt,
wie eine Arbeitswelt sich transformiert von nicht vorhandener Compliance zu Compliance. Drei
simple Beispiel. Eins die überbordenen Ausgaben, zum beispiel bei Reisen. In welchem Bereich
soll man eigentlich übernachten? In welchem Bereich gibt es Toleranzen? Meistens wird hier zum
beispiel gesagt, es gibt einen gewissen Geldbetrag. Bei manchen Branchen hingegen ist es deutlich
komplexer. Bei manchen wird gesagt, es gibt einen gewissen Geldbetrag. Aber zum beispiel bei
der Übernahme von Kosten dürfen gewisse Hotels, zum beispiel fünf Sterne plus Hotels oder Hotels,
die eher einen Wellness Charakter haben, nicht gebucht werden, weil man dann sagt nun ja, und
jetzt kommen wir zum zweiten Punkt, was ist die Umgangsform mit dem Kunden? Wenn ich jetzt sage,
ich habe hier einen Kunden, der kommt zu einer Fortbildung von uns, wir übernehmen daher seine
Kosten für die Übernachtung und eventuell ist es gerade ausserhalb der Hauptsaison und daher
nehme ich halt das Wellnesshotel, was auch irgendwie in der Nähe des Seminarzentrums ist. Dann
ist halt die Kommen die jetzt zur Fortbildung oder eher für Wellness? Am besten vielleicht noch
sagen, naja, weil sie ja viel Stress haben, können sie die Familie mitnehmen. Die Frage ist,
wo ist dann der Übergang, wo gesagt wird, wann ist es Zuwendung? Oder in anderer Art und Weise
auch gesagt, wann ist es Bestechung? Also dieser Punkt. Der zweite Punkt hier Umgangsformen
mit Kunden. Es gibt immer diesen fließenden Bereich von wann wir eigentlich noch sprechen, da
übernehmen was für den Kunden, was halt resonabel ist und wann beginnt die Bestechung. Übrigens
hier, immer wenn Leute sagen, es hält uns schwer hin, eine Linie im Sand zu ziehen irgendwo
zu sagen, ab dann geht es nicht, gucken Sie bitte immer in die Lebensrealität des Kunden. Wenn
Sie eine Person haben, die zweitausend Euro netto verdient, die ist mit Sicherheit von einer
fünfhundert Euro Übernachtung im Hotel Interkonti in irgendeinem besonderen Ort sehr beeindruckt
und damit auch beeinflussbar. Wenn Sie eine Person haben, die hat Multimillionen als Einkommen
und Sie übernehmen eine Übernachtung von fünfhundert Euro dann wird die nicht beeindruckt sein,
schon gar nicht beeinflussbar weil die sagt, das kann ich mir auch selber leisten. Also dieses
Spiegeln in die Lebensrealität des Kunden der anderen Seite ist immer ganz wichtig, gute Compliance
Regeln zu finden, denn selten ist ein einfacher, stumpfer Geldbetrag ausreichend. Ich gebe Ihnen
ein simples Beispiel Wenn Sie jetzt sagen, Sie haben für Übernachtung eine gewisse Richtlinie
einhundertfünfzig Euro zum beispiel ist es in meiner Organisation, und wenn Sie jetzt sagen,
ja, aber es gibt ein Problem, dieses Problem kennen wir halt auch. Zum simples Beispiel, Messezeit.
Oder wenn Sie jetzt sagen, Sie fahren zu gewissen Zeiten nach München, Oktoberfest. Da kommen
zweihundertfünfzig Euro kommen in die Jugendherberge. Deswegen müssen sie natürlich schauen,
wie wird das Ganze gerechtfertigt, wie wird das Ganze verändert. Es gibt tatsächlich Firmen,
die sagen, wir ändern da nichts. Ich treffe auch immer wieder Leute, die bei Buchmessen in anderen
Messen sagen, ich bin Mitarbeiter, ich bin Mitarbeitende Person bei der Firma XY, die Leute
lassen mich bis in den Townus fahren, ein Hotel zu finden, was dann complient ist, weil es keine
Ausnahme für die Messezeit gibt. Halte ich für wenig sinnvoll, das ist genau so ein Punkt, wo
dann Frustration über Compliance entsteht. Oder wo Leute einfach sagen, dann mache ich es halt
nicht, dann melde ich mich krank oder ab oder sage ich tu's einfach nicht, bis jemand anderes
sich freiwillig meldet. Der dritte Punkt natürlich neben den überbordenden Ausgaben, zum beispiel
Reisen oder auch den Umfallsformen mit Kunden, die beiden Punkte, die wir bisher besprochen
haben, ist die Aktualität der rechtlichen Entwicklungen. Compliance kümmert sich hierum proaktiv.
Wenn Sie in Branchen sind, die zum beispiel sehr reguliert sind, egal ob es Lebensmittel- oder
Zahlungsverkehr sind, dort ändern sich ständig Dinge Und immer auf den neusten Stand zu bleiben,
ist gar nicht so einfach. Einige machen das zum beispiel, dass sie dann sagen, unsere Compliance
Officer sind externe. Das sind Profis, die kümmern sich darum und die setzen das dann bei uns
Das geht natürlich auch. Andere machen das lieber intern mit einer eigenen Abteilung das geht
meistens ab einer gewissen Grösse. Aber der dritte Punkt, die Aktualität der Entwicklung, ist
ein entscheidender Punkt. Jetzt aber ist wichtig, dass wir uns beide Seiten mal anschauen, die
Compliance Seite und die mitarbeitende Seite. Also einmal für Compliance. Der erste Punkt, und
bei beiden möchte ich auf drei Punkte eingehen: Sie müssen die Prozesse definieren und kennen.
Wenn sie selber die Lebensrealität der arbeitenden Person dort nicht kennen, dann gibt es gewisse
Dinge, wo sie sagen, die muss ich auch nicht kennen, die muss ich umsetzen. Also wenn zum beispiel
Leute sagen, ja ich finde Arbeitsschutzschuhe, diese Sicherheitsschuhe jetzt unbequem, dann
sagen sie, das ist völlig egal, das ist eine gesetzliche Vorgabe, sie tragen die jetzt. Aber
wenn es solche Dinge geht, wie viel darf bei einem Abendessen ausgegeben werden? Sie sahen stumpf,
Kundenabendessen maximal fünfzig Euro für die andere Seite ist das eventuell nicht zielführend,
weil eventuell haben sie verschiedene Gruppen und eventuell arbeiten sie manchmal mit der Assistenz
der Assistenz zusammen und manchmal mit der Geschäftsführung, die mit Sicherheit andere Restaurants
anstreben, die auch andere Anforderungen an Privatsphäre haben oder andere Anforderungen, was
die sich ansonsten privat einverleiben. Also einfach stumpf zu sagen, ich habe hier eine Regel,
nehmt sie hin. Da müssen wir ganz klar sagen von der Compliance Seite, wenn man die Prozesse
nicht definiert hat und die nicht definiert hat und die andere Seite nicht kennt, dann schiesst
man ins Leere. Dann haben sie zwar irgendeine Regel, die aber nicht zielführend ist. Und deswegen
der zweite Sie müssen das Geschäftsmodell kennen und dann eben auch mitdefinieren. Denn natürlich
muss auch Compliance unbeliebte Entscheidungen treffen. Wenn jetzt ein simples Beispiel aus
der Praxis, wenn jetzt Leute sagen, na ja, wir haben halt Auslandskunden, da ist es halt üblich,
dass man die Kundenklientel grosszügig einlädt und dann vielleicht noch in Bahn eine Provision
übergibt, das ist halt im Land XY üblich, dann ist das nicht zwingend ein Grund, warum man es
mitmachen sollte. Natürlich können sie dann sagen, wenn das nicht der Fall ist, dann können
wir den Markt nicht bedienen, dann geben wir diesen Markt auf. Und da habe ich auch Kunden,
die haben das tatsächlich gemacht. Also in einem Land war es so, da muss Ware, wenn sie im Hafen
gelöscht werden soll, also sprich, wenn sie vom Hafen irgendwo weitergehen soll nachher auch,
da ist Bestechung leider durch den hohen Grad an Korruption schon fast üblich. Besser gesagt,
total üblich. Und da hat dann nachher die Geschäftsführung auch mit unterstützt zu sagen, dann
steigen wir aus dem Markt aus. Es gibt natürlich jetzt nicht hier schwarz weiss ja Nein richtig
falsch. Die Tatsache aber ist, das Geschäftsmodell zu kennen und zu definieren oder mit zu definieren,
ist halt ein Aspekt, der immer dafür sorgt, dass Compliance Regeln besser werden. Nur weil sich
irgendetwas in der Branche eingeschliffen hat, heisst es nicht, dass man es weiter mitmachen
muss. Und wenn Sie nachher am anderen Ende das heisst, Sie gehören zu denen, die es als letztes
geändert haben und der grosse Presseskandal steht im Haus, dann können Sie halt nicht sagen,
wie konnte es nur dazu kommen? Denn die Antwort ist einfach schlechte Führung und nicht passende
Compliance. Im dritten Die Regeln, die Sie aufstellen, müssen praxisnah umsetzbar sein. Und
Und es muss eins bekannt sein, die Eskalationsleiter bei Verstossen. Was ist bei Verstoss eins,
Verstoss zwei oder dritte Wie geht es vom Hinweis, über Ermahnung, Verwarnung, verschiedene
Sitzungen, teilweise bis hin zu beladenden Kunden mit ein? Wie geht es da weiter Compliance
zu bleiben? Wichtig ist immer, es muss eine Eskalationsleiter geben. Sie können halt nicht sagen,
beim Verstoss sofort Alarm hoch zehnte Wir laden sofort alle Beteiligten ein, bis hin zu Führungskräften,
bis hin zum Bereichsvorstand oder Gesamtvorstand plus den Kunden auf der anderen Seite. Das
kann dazu führen, dass die Kunden aktiv verlieren, weil sie völlig übertrieben agieren, im Hinblick
auf das, was passiert ist. Und deswegen die Eskalationsleiter, das ist immer ein großer Punkt.
Wie wird das definiert, wenn etwas passiert und was wird dann gemacht? Ebenso muss diese Leitung
dann halt auch eingehalten werden. Es darf halt nicht gesagt werden: Ja, es war alles nicht
ganz Compliance, aber wir haben Geschäfte gewonnen, und daher machen wir doch mal lieber nichts!
Dann müssen wir uns nicht wundern, wenn Leute aus der Compliance Abteilung sagen: Machen Sie
Ihren Kram doch lieber alleine. Für Mitarbeitenden natürlich ebenso wichtig: Der erste Punkt
ist die Akzeptanz. Eins müssen wir uns klar vor Augen führen Wir müssen es nicht mögen, aber
es ist nicht zu ändern. Regulatorik wird mehr, nicht weniger. Und es gibt überhaupt kein Anzeichen
dafür, dass das in irgendeiner Art und Weise nicht der Fall ist. Und daher ist eine Zusammenarbeit
erforderlich mit der Compliance, ob es ihnen gefällt oder nicht, daher ist Akzeptanz im ersten
Schritt schon mal das Wichtigste. Das kennen Sie selber sogar aus privaten Umständen, Wenn jemand
von vornherein in ein Treffen geht und ist gegen Sie, dann wird nichts Gutes dabei rauskommen,
egal ob privat oder geschäftlich. Akzeptanz im ersten Schritt ist immer der Weg dahin, dass
das Ganze nachher besser wird. Und deswegen im zweiten Schritt die proaktive Kommunikation von
ihrer Seite, von ihrer Seite Aspekte, auch über Nachfragen, genauso wie über Auslegen, Interpretation
und Anwendung, ist zwingend erfreulich und vor allem auch zielführend, weil dann natürlich immer
voraussetzt, die andere Seite hat auch gut besetzte Compliance Officer und nicht irgendwelche
Leute, die sich gerne wichtig machen und gerne Krawall machen oder sich selbst darstellen in
dieser ganzen Position. Wenn Sie da gute Leute haben, dann haben Sie was sehr proaktives, was
sehr zielführend, was von beiden Seiten auch geschätzt wird. Und deswegen wichtig. Der dritte
Punkt im Hinblick auf Kunden immer gemeinsam arbeiten. Es gibt hier keine order und Obaaymentalität,
also nicht, ich weise sie hiermit an und Sie müssen gehorchen, und zwar am besten noch Kader
Gehorsam, also ohne Rückfragen. Wenn wir Compliance Abteilungen haben, und hier ein Bei einem
Zahlungsanbieter, der zu meinen Kunden gehört, da ist bei einem Kunden eine Transaktion, die
wurde als verdächtig eingestuft. Schon mal kurz als Spoiler, also Hinweis aufs Ergebnis, das
kam raus, die war nicht verdächtig am Ende. Es konnte also geklärt werden, was das war. Und
die Compliance Abteilung hat sofort gesagt: Die Abteilungsleitung wird angewiesen, Briefe an
den Kunden zu schreiben mit Unterschrift und Stempel von der Abteilung, zu einem dass der Kunde
vorgeladen wird und sich erklären muss. Der Kunde ist sogar noch erschienen, hat erklärt, was
war, und beim Jahr danach hat man gesagt: Raten Sie mal, mit welchem Zahnarztanbieter wir nächstes
Jahr nicht mehr mit Ihnen zusammenarbeiten. Und die haben ganz klar das Gegenteil darum, dass
sie es geprüft haben, denn das war sogar positiv gesehen worden, weil sie sagen, wir möchten
ja Compliance aber die Art und Weise war vollkommen inakzeptabel. Deswegen, Compliance heisst
nicht order and oboy, Anordnung und Gehorsam, sondern immer eine gemeinsame Zusammenarbeit.
Hier ist anzuraten, regelmässige Meetings zu machen, zum beispiel monatlich über Updates und
Entwicklung, Diskussion, Auslegung von Dingen, Interpretation, die Praxisanwendung und natürlich,
wenn Eskalationsleiter angepasst werden. Wenn Sie das machen, dann haben Sie eine gute Zusammenarbeit,
auch mit der Compliance und dabei wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Und wenn Sie jetzt sagen, da
habe ich ein paar Punkte, da muss man kurz nachhaken, sehr gerne! Schreiben Sie mal eine email
anbnb networks.com oder schreiben Sie sich auf LinkedIn an. In den Shownotes von diesem Podcast
finden Sie sowohl die E-Mail-Adresse als auch den Kontakt über LinkedIn. Wenn Sie jetzt sagen
Mensch, ich würde gerne live mit Ihnen sprechen, wir haben Live Sessions, jeden Monat mindestens
eine unter export. Nb networks.com einmal kurz eintragen. In den Shownotes finden Sie auch noch
mal den Link dazu und wenn Sie sich eintragen, bekommen Sie noch eine einzige E-Mail jeden Mittwochmorgen.
Diese E-Mail sorgt für eins, dass Sie eine einzige E-Mail bekommen, die einhundert Prozent Inhalt
ist garantiert werbefrei Und da ist auch Datum, Uhrzeit und der Link, der direkt zu diesen Meetings
entsprechend auch führt. Auch hier nochmal, wie gesagt, in den Shownotes, das Ganze vermerkt.
Das dritte aber ist das nämlich anwenden, anwenden, anwenden von dem, was Sie gelernt haben
oder gehört haben Denn nur, wenn Sie anwenden, was Sie hören, werden Sie die positiven Veränderungen
sehen, die Sie auch in Ihrer Organisation definitiv haben möchten. Dabei wünsche ich Ihnen viel
Erfolg, können Sie sich gerne jederzeit an mich wenden. Ich stehe rund die Uhr zur Verfügung
und dann bleibt mir zum Schluss des Podcast noch eins zu sagen, nämlich vielen Dank für ihre Zeit