Simple Informática. Guías tecnológicas de 5 minutos

Hola, bienvenidos y bienvenidas un día más a las “Guías Tecnológicas de cinco minutos de Simple Informática”. Yo soy Pedro Vicente y como todas las semanas, como todos los martes, intento contestar preguntas que nos hacen nuestros clientes, nuestros oyentes. que siempre suelen salir en alguna de nuestras consultorías gratuitas, de estas consultorías que os decimos que podéis tener con nosotros, simplemente entrando en nuestra página web o las consultorías con nuestros propios clientes. Hoy estamos en el programa 432 que le hemos titulado ERP sí, pero dedícale tiempo.

El otro día en el 431 que hablaba de conocer primero los procesos y luego utilizar las herramientas, uno de nuestros clientes nos decía, parece que todo te sale siempre bien y que tú lo haces todo bien y no es así y entonces le contaba cuál era nuestro proceso para poder elegir un ERP y todas las vueltas que hemos dado, que no ha sido inmediato, ni es ahora que decido hacer esto me va a funcionar y me va a salir bien. Nosotros cuando empezamos aquí no teníamos software de nada, de hecho, yo me acuerdo que lo primero que hice fue que como conozco la base de datos de FileMaker, pues yo cojo en FileMaker y emito las facturas y primero elegí la herramienta que era FileMaker, luego dije pues tengo que emitir una factura porque me obligan, tengo que dársela a los clientes y es obligado para poder llevar la contabilidad, para poder dársela.

Nosotros teníamos una gestoría a la que le dábamos las facturas emitidas, a la que le dábamos las facturas recibidas y ya, pues esto ha entrado, esto ha salido, pues tanto te queda, tanto tienes que pagar, no tiene más.

Claro, llega un momento que cuando estás haciendo eso yo teniendo control de las facturas emitidas, las que has emitido a cada cliente porque está en una base de datos y es sencillo, quiere decir que yo sí elegí una herramienta, ya di el paso directamente, no hice las facturas en Excel, eso me lo evité, pero llega un momento que dices, yo las facturas recibidas, como no las estoy tecleando, que las teclea directamente la gestoría, yo no sé lo que he comprado, no sé el beneficio que tengo, porque no sé de cada cosa que compro, no sé exactamente lo que me queda y entonces es cuando dices, claro, tengo que controlar todo esto para controlarlo, qué es lo que tengo que hacer, qué herramienta elijo, los ERP, venga, pues ya, te voy a poner un ERP y entonces dices que ERP pongo, claro, empiezan todas las dudas, nosotros elegimos una aplicación sencilla de ERP para poder llevarlo todo, pero a mí no me daba tiempo a meter todas las facturas, así que decidimos contratar a alguien que viniera para poder hacer ese trabajo.

Esto es lo primero, es darte cuenta de que esa parte de la gestión te va a llevar o a contratar a una persona o a ponerle muchas horas, por eso hoy lo que digo es ERP sí, pero dedícale tiempo, el tuyo o el de otra persona, dedícale tiempo, dedícale dinero para que alguien le pueda dedicar el tiempo.

Pero cuando vino la persona a hacer todo el tema de gestión, cogía las facturas y este producto que es y este otro porque vienen los códigos, tú compras en nuestro caso, pero que supongo que pasa mucho en cualquier de las empresas, tú compras un ordenador y viene con el código del fabricante, el código del distribuidor, entonces ahora el que lo coge no sabe cuál poner, pone uno, ya los ERP te permiten meter dos o tres códigos para que se pueda leer por cualquiera, pero a veces incluso pones tu propio código porque tú te inventas otro para poder venderlo, claro el que llega no tiene ni idea de tu negocio, se pone a intentar poner el ERP en marcha, ve que te tiene que consultar para todo y que tú no estás disponible o no le haces mucho caso y la cosa se complica.

Nosotros el primer intento fracasó, despedimos a las personas y no hicimos el almacén porque creíamos que nos llevaba más tiempo controlar el almacén que el beneficio que obteníamos porque al final decía bueno pues no sé lo que gano pero sé que me está quedando dinero o sea que lo estaré haciendo bien pero no me voy a poner ahora a llevar cada uno de los productos que tenemos sobre todo cuando tienes como es en nuestro caso un cartucho de tinta, un cable USB, cosas pequeñas que al final no te generan un ingreso como para poder dedicarle el  tiempo que tendrías que dedicarle.

Ahí decidimos saltárnoslo todo, seguir facturando por un lado y mandando la factura de compra, mandándolas a la gestoría y ya está y ahí acabó nuestro primer proceso de CRM con lo que ya digo no lo veo que sea sencillo, entiendo que nosotros mismos que nos dedicamos a la informática al principio nos costó, fallamos, pero luego tuvimos que volver a intentar.

Segunda intentona lo hicimos si no recuerdo mal creo que el segundo que probamos fue Datisa que tampoco nos fue bien porque había una serie de cosas que no nos daba porque entonces ya queríamos sacar cifras, queríamos hacerle un business intelligent, sacar datos concretos de cuánto gano con esto, cuánto gano con esto, otro. El primer reparto de familias fue servicios y mercaderías y saber qué me daban los servicios, qué me daban las mercaderías y al final lo hacíamos por contabilidad, no lo podíamos hacer por la gestión porque no nos funcionaba bien y volvimos a dar otro cambio.

Y cogemos un tercer software de gestión que fue ICG y hemos vuelto a dar otro cambio y hemos vuelto a coger otro software de gestión que son los de A3 que es el que ahora mismo tenemos, los de Wolster & Krueger pero se dan muchas vueltas y se tarda en llegar a una fórmula pero si necesitas controlar pues tienes que ir dando pasos hasta que seas capaz de controlar no vale solo con coger la herramienta como hice yo del FileMaker y ya lo tengo como yo la sé manejar tiro para adelante a veces también pues tienes que buscar cuando estás tú solo me valía con el FileMaker.

Pero en cuanto empiezas a contratar gente también quieres saber si todo está saliendo bien si el almacén está correcto no están faltando cosas y las facturas que se emiten se cobran si te está llegando todo al banco o si se está perdiendo dinero en el camino, entonces para que nada te falle pues tienes que ir cerrando posibilidades, huecos por donde se te pueda escapar o materiales, cosas que no has facturado, cosas que se han roto y nadie te ha dicho o cualquier otro error.

Entonces poco a poco tienes que ir avanzando a veces yo ya lo decía el otro día mejor los procesos los tengas claro para que luego las herramientas vayan llegando si arrancas por las herramientas como en nuestro caso pues te valdrá hasta cierto momento luego llegará un momento que verás que la herramienta que has elegido te da una solución pero no soluciona a toda la empresa yo no sabía la diferencia entre una factura y un albarán y cuando querían mover la mercancía decíamos pues hace una factura, ya pero es que a lo mejor te lo devuelve, y cómo se hace, pues tienes que hacer un albarán para sacar las cosas del almacén las llevas al cliente y si te lo devuelve pues haces un albarán en contra lo vuelves a meter en el almacén pero no se ha emitido la factura así no tendríamos que estar emitiendo factura y factura en contra. Factura que sale y factura que entra.

Existiendo un albarán que además va sin precio con lo que se mueve la mercancía sin haberle puesto todavía precio y luego ya la factura es cuando la venta está en firme.

Bueno todas estas cosas que ahora me parecen obvias en el momento que yo empezaba pues tampoco supe hacerla o sea que no todo nos sale bien a nosotros tampoco

Que todo el mundo tiene que tener sus procesos de aprendizaje y que a los ERP si hay que tenerlos al final si tu empresa crece te hace falta no puedes obviarlo, pero le tienes que dedicar tiempo eso es inapelable

Hasta aquí que ya me ha alargado mucho gracias a todos que nos escucháis todos martes por estar ahí por dejarnos vuestros comentarios vuestros me gusta por hablar de nosotros con vuestros vecinos para que más gente nos conozca y a más gente le puedan venir bien pues estos, no sé cómo llamarlos, consejos estas ideas que nosotros dejamos por aquí para que os puedan venir bien de alguna manera y para que veáis que hay normalidad que todos tenemos errores y que no hay nadie que sea que llegue y lo haga todo bien a la primera al no ser que haya tenido muchos errores antes

Gracias y hasta el martes que viene

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