Die Online-Kongress-Ideenfabrik von Swantje Gebauer | Dein erster Online-Kongress nach dem Baukastenprinzip.

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In dieser Episode schauen wir, was es braucht, damit Dein Team auf beste Weise kooperieren kann.

In der vorletzten Episode haben wir über die wichtige Entscheidung gesprochen, vor der Du als Unternehmer stehst, wenn Du eine Idee hast, für deren Umsetzung Du Dich entschieden hast. 

Und in der letzten Episode habe ich Dir drei Vorschläge gemacht, wie Du Dir ein Team für Deine Kongressplanung zusammenstellen kannst.

Heute wollen wir darüber sprechen, wie Du dieses Team dann auch erfolgreich zum Ergebnis führst ohne, dass Du nachher doch alles selbst machst.

Denn das ist leichter gesagt als getan, vor allem, wenn Du es nicht gewohnt bist, Aufgaben zu delegieren oder ganz feste Vorstellungen von den Ergebnisse hast.

Du kannst Deinem Team einen großen Gefallen tun, wenn Du klare Arbeitsanweisungen ausspricht.
Das hört sich so banal an, aber es ist so wichtig, dass Du (gerade im Eifer des Gefechts) keine halbherzigen Aufträge gibst.

Das kommt nämlich dann wie ein Bumerang zu Dir zurück. 

Angenommen Du gibst einem Teammitglied des Auftrag, eine Facebook-Post mit einem Bild zu erstellen, der zum Beispiel einem bestimmten Zweck dient.

Wenn es noch keine Posts gibt, die Du dem Teammitglied zeigen kannst, Du also noch keine Beispiele hast, musst Du den Auftrag so genau wir möglich beschreiben, damit Dein Teammitglied ihn so umsetzen kann, um am Ende das Ergebnis abbilden zu können, das zuvor in Deinem Kopf war.

Deine Aufgabe beschreibst Du am besten mit den 5 W-Fragen: 

1. Was soll erledigt werden?
2. Bis wann soll es erledigt werden?
3. Zu welchem Zweck soll es erledigt werden?
4. Was sollte vermieden werden?
5. Welche Ressourcen darf/ kann das Teammitglied nutzen?  

„Liebe Susi, erstelle bitte bis übermorgen einen Facebook-Post für alle Teilnehmer, die eine Supportanfrage bezüglich des Kongresses haben.
Der Post sollte kurz und knackig sein, nicht mehr als 5 Sätze haben und einen klaren Call To Action enthalten, damit die Teilnehmer nicht auf die Idee kommen, inhaltliche Fragen unter diesem Post zu kommentieren.
Bitte nimm eine auffällige Farbe für den Post, am besten das Pink aus meiner Farbpalette. Du kannt auch in meiner Bildergalerie, die ich Dir hier verlinke nach einem passenden Icon dafür suchen.“

Klingt Dir zu aufwändig? Anfangs vielleicht, aber ich selbst habe keine zwei Minuten gebraucht, um das zu tippen und hätte ich es diktieren können, wären es unter 30 Sekunden gewesen. Mit useloom hätte ich sogar noch von einem anderen Kongress eine Vorlage raussuchen und ihr während ich den Auftrag gebe, zeigen können, wie das aussehen könnte… 

Das ist allemal schneller, als es selbst zu erledigen! An diese W-Fragen wirst Du Dich gewöhnen. 

Und wenn Deine Teammitglieder sonst im laufenden Prozess nach und nach mit irgendwelchen Fragen rausrücken, weil ihnen unklar ist, was sie sollen, dürfen, müssen … spätestens dann wirst Du es lernen. 

Natürlich wirst Du mit einem Joint Venture Partner eine andere Formulierung wählen, aber vom Prinzip ist es das Gleiche. 

Der zweite wichtige Punkt ist, dass Du unbedingt klar abgesteckte Kommunikationswege brauchst. 

Ich bin am Anfang fast verrückt geworden, weil ich mit Teammitglied A über Skype, mit Teammitglied B über Mail und mir Teammitglied C gelegentlich über What’sApp und über den Facebook Messneger kommuniziert habe.

Das war superanstrengend und nie wusste ich, wo ich zuerst schauen sollte und wer noch nciht bedient ist. Ich hab einfach den Überblick bei den vielen Aufgaben vergessen.

Deswegen mein Tipp: Am besten machst Du vorher einen Masterplan. Ich nutze dafür Troll und erstelle ein eigenen Projektboard nur für dieses Projekt. Da kann ich Aufgaben erstellen und diese bestimmten Teammitgliedern zuordnen. In den Aufgabenkärtchen kann dann der Auftrag erklärt sein. Auch die aufgabenbezogene Kommunikation findet dort statt. Am Ende lädt das Teammitliged das Ergebnis dort hoch oder verlinkt es, wenn es zu groß für den Upload ist mit dem Ursprungsort in der Cloud. 

Die wichtigsten ToDo’s im Projektboard habe ich mit der Farbe rot als Meilensteine abgesteckt. 

Es gab eine feste Vereinbarung, wie mit dem Teamboard umgegangen wird, wer Aufgabenkärtchen erstellen und verschieben oder als erledigt abhaken darf. 

Dieses Vorgehen kann ich jedem nur wärmstens ans Herz legen, denn es hat sich sehr bewährt und Du hast einen guten Überblick, welche Aufgaben noch offen sind, was erledigt ist. Du kannst auf diesem Weg sogar dafür sorgen, dass der erste Teil einer Aufgabe von Teammitglied A und der zweite Teil dann von Teammitglied B reibungslos weiterbearbeitet werden kann, da sich die Mitglieder untereinander markieren können…  

Was denkst Du über die Arbeit im Team und hast Du bereits Erfahrungen mit einer Struktur dazu? Teile Deine Gedanken gerne in den Kommentaren. Ich freue mich darauf.

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