Franz-Josef König ist Zukunftsgestalter für Menschen und Untenehmen. In seinen Podcasts geht es rund um das Thema Zukunft und wie wir sie gestalten können.
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Wie erstelle ich einen Aktions- und Prioritätenplan?
Arbeitsorganisation: Wie erstelle ich einen Aktions- und Prioritätenplan?
Eine gute Arbeitsorganisation mach die Arbeit leichter. Ich habe keine Zeit! Wie oft hören wir diesen Satz am Tag. Wenn Sie in der Situation sind, mehr Arbeit als Zeit zu haben, kann eine gute Planung helfen. Planung benötigt jedoch auch Zeit, die Sie später aber wieder aufholen durch klare Prioritäten, Vermeidung von Nebensächlichkeiten und weniger Fehlern.
Vorgehensweise bei der Erstellung eines Plans für die Arbeitsorganisation- Erstellung einer Übersicht mit allen Aktionen
- Festlegung des Erledigungstermins
- Bewertung der Aktion mit der Klärung folgender Fragen:
- Benötige ich die Zuarbeit von einem anderen, um die Aufgabe zu lösen?
- Benötigt jemand anderes das Ergebnis meiner Aufgabe?
- Wieviel Zeit benötige ich insgesamt für die Erledigung?
- Kann ich die Aufgabe in einem Schritt erledigen oder benötige ich mehrere Schritte dazu?
- Festlegung von Zeitfenstern pro Woche oder Monat, die Sie für die Erledigung der Aufgaben nutzen können. Dabei sollten Sie störungsfrei arbeiten können.
Die Priorisierung innerhalb der Arbeitsorganisation erfolgt dann nach folgenden Kriterien:
- Beginnen Sie mit der Planung der Aufgaben, für die Sie Unterstützung/Zuarbeit von anderen benötigen, die mehr Zeit benötigen und deren Erledigungstermin dringend ist. Wichtig ist hier, Termine und Absprachen mit den Beteiligten abzusprechen.
- Planen Sie dann die umfangreicheren Aufgaben, für die Sie mehrere Schritte benötigen und erstellen Sie dazu einen Zeitplan.
- Zum Schluss planen Sie die Aufgaben, die Sie allein erledigen können.
Hinweise zur Planung
- Planen Sie Ihre Termine aus der Zukunft heraus, also rückwärts vom Erledigungstermin. Wenn also etwas in 4 Wochen fertig sein muss, Sie ca. 4 Stunden dafür benötigen, 2 Stunden pro Woche Zeit haben und einen Puffer von einer Woche einplanen, müssen Sie in einer Woche mit der Erledigung beginnen.
- Planen Sie Zwischenziele für jedes Monatsende – Welche Aufgaben wollen Sie bis zum jeweiligen Monatsende erledigt haben?
- Denken Sie daran, sich auch Zeit für Puffer und Unerwartetes einzuplanen. Ich empfehle mit 30 % zu beginnen. Das heißt, wenn Sie insgesamt 10 Stunden benötigen, reservieren Sie sich in ihrem Zeitplan 13 Stunden.
- Als Unterlage für die Planung können Sie die Liste der offenen Posten (LOP) aus dem SERQUA® System nutzen.
- Tragen Sie sich Ihre Planungszeiten als feste Termine in ihren Kalender ein, wie ein Meeting oder einen Gesprächstermin.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeitsorganisation.
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