Podcast der hsp Handels-Software-Partner GmbH

Opti.Cast: Im Interview mit Alexander Himmelmann von der Ecovis KSO
Keine Angst vor einer Verfahrensdokumentation, denn sie kann zu längst fälligen, überaus profitablen Optimierungen führen – sagt Alexander Himmelmann, Prozessberater der ECOVIS KSO.
 
Paul Liese: Hallo Alexander.
Alexander Himmelmann: Hallo Paul.
Paul Liese: Vielen Dank, dass wir auch kurz mit dir sprechen können zum Thema Verfahrensdokumentation. Erzähl doch mal, seit wann du das machst und was dein Background ist, wo du herkommst, was du vorher gemacht hast.
Alexander Himmelmann: Ich bin im Mai 2019 zu dem Team dazugestoßen. Bevor ich Mitglied des Verfahrensdokumentations-Teams geworden bin, habe ich mein betriebswirtschaftliches Studium Finanzmanagement und Controlling in einer Sanierungs- und Restrukturierungsberatung berufsbegleitend absolviert. Bin da als Junior-Berufsberater dann auch mit eingestiegen. Ich habe Prozessoptimierung mit den Mandanten gemeinschaftlich entwickelt und fand dann das Thema Verfahrensdokumentation am lebenden Mandanten spannend. Ja, deshalb sitze ich hier.
Paul Liese: Und das hat sich auch so entwickelt, wie du dir das vorgestellt hast?
Alexander Himmelmann: Ja definitiv. Das Spannende dabei sind die einzelnen Bereiche der Verfahrensdokumentation mit den Mandanten – sei es das Datenschutz-Thema, sei es die IT-Prozess-Dokumentation bzw. die Prozessaufnahme mit den Mandanten gemeinsam dahingehend zu optimieren, dass sie GoBD-konform und sicher sind mit möglichst wenig Angriffsfläche. Das ist spannend und genau das, was ich mir darunter vorgestellt habe. Und es ist definitiv auch weiterhin spannend, was die Zukunft da bringen wird.
Paul Liese: Was erwartest du von der Zukunft? Was denkst du, wo steht das Thema Verfahrensdokumentation in 12 Monaten hier im Team, aber auch generell in Deutschland?
Alexander Himmelmann: Generell gehe ich stark davon aus, dass im Rahmen der Digitalisierung das Thema Dokumentation von Prozessen immer wichtiger werden wird, damit man versteht, was die Technik, die Computer, die Roboter eigentlich machen, wer sie bedient, wie sie funktionieren, wie man in die einzelnen Prozesse eingreifen kann, wo Schnittstellen existieren. Mithilfe dieser Dokumentation werden diese Themen teilweise ja auch wirklich transparent für den Mandanten selbst. In unserer Abteilung, glaube ich, dass wir das Thema immer weiter vorantreiben können, bei den Mandanten gemeinschaftlich platzieren können und eben durch diese Dokumentation und die Betrachtungsweise von uns extern auf die Prozesse mit den Mandanten zusammen Potenziale gehoben werden können, einfach besser, effizienter und auch sicherer zu werden.
Paul Liese: Und was ist deine Erfahrung? Sehen die Mandanten, bei denen ihr in den letzten 12 Monaten aktiv wart, genauso oder ist das für die nur eine Pflichterfüllung?
Alexander Himmelmann: Teils, teils. Es gibt Mandanten, die sehen das natürlich als notwendiges Übel, um einer weiteren Vorschrift nachzukommen. Genauso gibt es aber auch Mandanten, die sind sehr dankbar, einfach mal den Berater über diese Prozesse gucken zu lassen und durch diese externe Brille festzustellen, ob es funktioniert oder nicht, ob man Sachen optimieren kann. Teilweise wird mit den Mandanten auch das allererste Mal über Prozesse und die IT-Struktur im Unternehmen nachgedacht, Potenziale gehoben und dadurch wird das Ergebnis gemeinschaftlich besser.
„Es ist effizienter. Es ist schneller“
Paul Liese: Was ist deine Top-1-Erfahrung im letzten Jahr zum Thema Verfahrensdokumentation?
Alexander Himmelmann: Am meisten habe ich mich darüber gefreut, als wir mit einem Mandanten zusammen eine Verfahrensdokumentation geschrieben und im Abschlussgespräch die Ergebnisse besprochen haben,