Podcast der hsp Handels-Software-Partner GmbH

Opti.Cast: Im Interview mit Thomas Guntermann, Agenturinhaber
Verfahrensdoku aus Mandantensicht: Erst war er skeptisch, jetzt empfiehlt er sie aus Überzeugung. Im Gespräch Dr. Thomas Guntermann, Agenturinhaber der Guntermann GmbH.
 
Paul Liese: Herzlich Willkommen, Herr Guntermann. Vielen Dank, dass Sie hier sind und aus Mandantensicht mal Ihre Eindrücke zur Verfahrensdokumentation schildern. Vielleicht eine kurze Vorstellung für unsere Zuschauer: Wer sind Sie? Was machen Sie? Was macht ihr Unternehmen?
Thomas Guntermann: Mein Name ist Thomas Guntermann. Ich bin 53 Jahre alt. Ich bin von Haus aus Journalist, habe früher Radiosendungen moderiert und Fernsehsendungen produziert und bin seit etwa 15 Jahren selbstständiger Kommunikationsberater. Wir haben angefangen als klassische PR Agentur, also Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Media Relations. Das hat sich in den letzten acht Jahren massiv gewandelt in Richtung Beratung für digitale Kommunikation, Social Networks und all das, was mit Google zusammenhängt – SEO (Suchmaschinenoptimierung), SEA (Suchmaschinenwerbung). Da bieten wir im Augenblick ein umfassendes Beratungs- und Dienstleistungsangebot an.
Paul Liese: Also digitale Produkte.
Thomas Guntermann: Genau.
Paul Liese: Und dann kam Ihr Berater von der ECOVIS KSO auf Sie zu und sagte: „Wir machen eine Verfahrensdokumentation.“
Thomas Guntermann: Ja. Da haben wir erstmal gestaunt, denn wir sind ein in Köln ansässiges, kleines Unternehmen. Wir sind eine GmbH, eine kleine Agentur mit fünf festen und fünf bis sechs freien Mitarbeitern. Wir sind aber auch Teil einer Partnerschaft. Da ist eine Agentur in Dortmund und noch eine Technikeragentur in Köln. Also da sind wir so insgesamt 25 Mann. Und Sie können sich denken, wenn Sie digital unterwegs ist – wir verstehen uns auch so ein bisschen als eine Kreativagentur –, und so etwas wie Verfahrensdokumentation hören, da denkt man erstmal: „Um Gottes willen! Was kommt da jetzt auf uns zu?“ Es war aber gar nicht so schlimm.

Paul Liese: Nein?
Thomas Guntermann: Nein.
Paul Liese: Wie ist es gelaufen?
Thomas Guntermann: Es ist sehr gut gelaufen. Wie Kreative oder wir in der Kommunikationsbranche in der Regel ja so sind, was die buchhalterischen Dinge angeht: wir sind froh, dass wir die ECOVIS haben und dass die das für uns machen. Die leiten uns durch die Prozesse durch. Aber diese Verfahrensdokumentation war ganz gut dafür, dass man mal so seine eigenen Abläufe auf den Prüfstand stellt und sieht, ob man das gut genug macht oder ob man das noch effizienter machen könnte. Wo vergeuden wir Ressourcen? Wo könnten wir besser werden? Und da war dieser ganze Prozess, den der Herr Rinkewitz mit uns da gemacht hat, ganz hilfreich.
Paul Liese: Das heißt, Sie würden es anderen Unternehmen, die vor einer ähnlichen Situation stehen, dieser Anforderung einer Verfahrensdokumentation gerecht zu werden, empfehlen das zu machen?
Thomas Guntermann: Unbedingt! Weil erstmal will man das, was man nicht kennt – das ist so ein menschlicher Reflex –, ja von sich fernhalten. Wenn man sich dem dann aber mal nähert und sich ein bisschen informiert, habe ich gelernt, dass die Finanzbehörden das so wollen. Das ist auch schon länger so, aber jetzt wird so langsam die Schraube angezogen, dass man gar nicht vorherkommt. Und das Argument, das eigentlich alle überzeugen muss und letztendlich auch uns, war, als Herr Rinkewitz sagte: „Sie müssen das tun, weil Sie ansonsten Strafe bezahlen müssen.“ Spätestens dann sollte man sich der Sache nähern. Ich bin aber inzwischen der Ansicht, dass das tatsächlich auch hilfreich ist, um die eigenen Prozesse etwas besser in den Griff zu kriegen.
Aussitzen ist keine Option