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Interview mit Steuerberater Lars Rinkewitz
Im Rahmen des Konjunkturpakets der Bundesregierung wird die Mehrwertsteuer temporär von 19 % auf 16 % gesenkt. Was auf dem Zettel wie eine Kleinigkeit mit sinnvollem Nutzen aussieht, bedeutet für Unternehmen, Berater und Behörden einen enormen Arbeitsaufwand.
Bei der Umstellung der Mehrwertsteuer müssen Berater und Mandanten einige Dinge beachten, etwa die saubere Dokumentation. Aber wieso ist die Verfahrensdokumentation so wichtig? Beispielsweise könnten die Behörden bei einer Betriebsprüfung Nachweise verlangen, in welcher Form der Mandant die Umstellung durchgeführt hat. Im Gespräch mit Paul Liese: Steuerberater Lars Rinkewitz von ECOVIS KSO. So können Berater Stolperfallen vermeiden und die richtigen Maßnahmen einleiten.
 
Paul Liese: Ich wünsche einen wunderschönen guten Morgen zu einem Livestream aus unserem Haus. Es geht um ein aktuelles Thema, nämlich die Umsatzsteueränderung. In wenigen Tagen werden wir alle die Auswirkungen spüren. Heute zu Gast ist Lars Rinkewitz von der ECOVIS aus Düsseldorf. Hallo Lars!
Lars Rinkewitz: Hallo Paul. Danke für deine Einladung.
Paul Liese: Sehr gerne. Für alle, die heute dabei sind: für Lars ist das eine Premiere. Er übt für sein Webinar zum Thema Umsatzsteuer nachher. Ihr werdet euch inhaltlich mehr mit dem Thema Umsatzsteuer beschäftigen. Ich wollte mich mit dir über das Thema Umsatzsteuer und Auswirkung auf die Dokumentation austauschen. Insofern ist das für mich sehr spannend, das mit dir zu besprechen, weil ihr in den letzten 12 bis 15 Monaten sehr viele Verfahrensdokumentationen geschrieben habt, viele Fälle beim Mandanten bewegt habt und viel gelernt habt.
Daher ganz konkret die Frage an dich: Welche Auswirkungen hat aus deiner Sicht die Änderung der Umsatzsteuer jetzt auf 16 % und im Januar zurück auf 19 % für die Dokumentation?
Lars Rinkewitz: Es sind natürlich jetzt aufgrund der Umsatzsteuersenkung ab 1.7. viele Maßnahmen zu treffen, die auch in die Technik und die Prozesse eingreifen. Das bedeutet natürlich, dass auch eine Anpassung bei der Dokumentation zu erfolgen hat. Demzufolge muss man sehen, was bislang in der Verfahrensdokumentation steht, was in der Kassendokumentation steht, und entsprechend sind dann Anpassungen vorzunehmen.
Zum Beispiel: Es müssen ja alle Bar‑Kassen auf die neuen Mehrwertsteuersätze – 16 % und 5 % ab dem 1.7. – umgestellt und angepasst werden. Dafür sind auch Eingriffe in die Kassenprogrammierung notwendig. Also sind die Programmierprotokolle, wo die Umprogrammierung in der Nacht vom 30.6. auf den 1.7. zu erfolgen hat, entsprechend zu dokumentieren und der Verfahrensdokumentation beizufügen. Denn es kann ja theoretisch sein, dass am 1.7. schon der Betriebsprüfer vor der Tür steht und eine Kassennachschau machen möchte. Das glaube ich zwar nicht, aber das Risiko besteht.
Mehrwertsteuer runter auf 16 % – was heißt das für die Verfahrensdokumentation?
Paul Liese: Ja, aber das wäre schon sehr frech. Jetzt hast du ja von Programmierprotokollen gesprochen. Für alle die, die jetzt einen Schreck bekommen: Es geht hier jetzt nicht darum, dass der Sourcecode der Programmierung selbst irgendwo dokumentiert werden soll – das wäre natürlich auch schön –, es geht eher darum, welche Einstellungen vorgenommen worden sind. Richtig?
Lars Rinkewitz: Richtig. Und es wird natürlich auch digital gekennzeichnet, dass bis zum 30.6. bei den einzelnen Produkten der Steuersatz 19 %/7 % gilt und ab dem 1.7. ein neuer Prozentsatz der Umsatzsteuersätze. Das wird dokumentiert, sodass der Betriebsprüfer oder auch ein fremder Dritter das aus der Kasse auslesen kann und entsprechend alles nachvollziehen kann.
Paul Liese: Jetzt sind wir uns einig, dass diejenigen,