Podcast der hsp Handels-Software-Partner GmbH

Im Interview mit Lars Rinkewitz von der Ecovis KSO
Lästige Pflichtaufgabe oder spannende Chance? Die Meinungen über die Verfahrensdokumentation gehen bei seinen Mandanten weit auseinander, so Steuerberater Lars Rinkewitz von der ECOVIS KSO. Der Diplom-Kaufmann weiß aus Erfahrung, dass seine Mandanten nicht in Jubelstürme ausbrechen, wenn es um Auflagen und Wünsche von Behörden geht.
Im Interview mit Paul Liese erzählt Lars Rinkewitz von seinen Erfahrungen, ob und wie seine Mandanten die Verfahrensdokumentation annehmen. Dabei ist ihm besonders wichtig, dass er seinen Mandanten einen tatsächlichen Mehrwert bietet. Und er stellt fest, dass die einen Mandanten einfach nur froh sind, wenn die Verfahrensdokumentation vorbei ist, während die anderen immer mehr wissen und optimieren wollen.
 
Paul Liese: Wir sind heute zu Gast bei der Firma ECOVIS KSO Treuhand- und Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG in Düsseldorf und unterhalten uns heute mit Thomas Müller, mit Lars Rinkewitz und nachher noch mit Alexander Himmelmann zum Thema Verfahrensdokumentation. Wann habt ihr mit dem Thema angefangen?
Lars Rinkewitz: Wir haben damit im letzten Jahr angefangen. Ich bin seit dem 1. April bei ECOVIS KSO als erster im Team gewesen – ein neu gegründetes Team. Da haben wir den großen Startschuss gelegt; das, was vorher gemacht wurde, aufgegriffen und letztendlich dann stark weiterentwickelt.
Paul Liese: Was war die Erwartungshaltung, als ihr damit angefangen habt?
Lars Rinkewitz: Die Erwartungshaltung war, dass wir auf der einen Seite die Pflichtvorgaben, die die Finanzverwaltung uns stellt, erfüllen mit dem Thema Verfahrensdokumentation. Auf der anderen Seite wollten wir immer auch zusätzlichen Nutzen für unsere Mandanten liefern. Das heißt, wir wollten insbesondere erreichen, dass es einen Mehrwert für unsere Mandanten gibt. Dass nicht nur eine Pflicht erfüllt wird, sondern dass der Mandant aus Effizienzgesichtspunkten etwas davon hat. Dass man sich einmal die ganzen Prozesse anschaut, sie optimiert, und da eine echte Hilfestellung bieten kann, um unserer Berufung als Berater auch gerecht zu werden.
Paul Liese: Und dann haben die Mandanten euch das Produkt aus den Händen gerissen? Oder gab es Einwände?
Lars Rinkewitz: Es gab natürlich auch Einwände, insbesondere um eine Erfüllung einer zusätzlichen Pflicht, die auch Geld kostet. Letztendlich machen wir das natürlich auch gegen Entgelt. Das heißt, wir werden am Ende des Tages auch eine Honorarrechnung stellen. Aber es muss eine gesetzliche Verpflichtung der Finanzverwaltung erfüllt werden. Das größte Hemmnis ist neben dem Honorar, was am Ende für uns rauskommt, auch der Mehraufwand des Mandanten, denn es ist immer eine Teamarbeit. Wir können nicht alleine für unsere Mandanten eine Verfahrensdokumentation erstellen, sondern wir sind auf die Mithilfe des Mandanten angewiesen. Der Mandant muss Informationen liefern, er muss sich mit seinen eigenen Strukturen beschäftigen, und ist dann natürlich aus seinem eigenen operativen Geschäft raus. Das heißt, er muss sich die Zeit nehmen, muss Mitarbeiter dafür vielleicht freistellen, er muss zusätzliche Aufgaben erfüllen. Das ist noch ein weiteres Hemmnis gewesen. Ein anderes Hemmnis war, dass unsere Mandanten ganz am Anfang gar nicht wussten, was auf sie zukommt – also die Scheu vor dem Neuen musste überwunden werden. Die konnten wir dann nehmen durch Gespräche, durch das Zeigen, wie das funktioniert, durch Mithilfe, aber das war natürlich auch eine große Schwierigkeit.
Paul Liese: Was war der größte Blocker bei dem Thema Verfahrensdokumentation? Was war das Größte, was man überwinden musste – nicht als Hemmnis für den Mandanten,