Podcast der hsp Handels-Software-Partner GmbH

 

Kanzleien, die effizienter arbeiten möchten, tun gut daran, ihre Daten zu digitalisieren und bestimmte Prozesse zu automatisieren. Doch für welche Prozesse bietet sich eine Automatisierung überhaupt an? Wie wichtig ist hierfür eine Prozessdokumentation? Und ist es sinnvoll, eine Robotic Process Automation (RPA) zu nutzen?
Im letzten Freitagstalk „hsp live um 11“ gingen hsp-Geschäftsführer Paul Liese und sein Gast Sebastian Mertens, Co-Founder von wemakefuture, diesen Fragen nach. Sebastian Mertens hat sich mit seinem Unternehmen auf die Prozessautomatisierung spezialisiert und ist Experte in den Bereichen Automatisierung, Robotic Process Automation (RPA) und Application Programming Interface (API).
Vor der Gründung seines Unternehmens hat er viele Bots programmiert und sagt heute deutlich: „Bots sind dumm.“ Denn eine RPA ist im Grunde nichts weiter als ein „Klick-Muster auf der Bildschirmoberfläche mit ein bisschen Keyboard-Eingabe“. Ein starres System also, das vorgegebenen Mustern folgt und jedes Mal neu programmiert werden muss, wenn sich in der Anwendung etwas ändert. Der wirklichen Welt und dem Lebensalltag der Nutzer:innen werden solche Softwareroboter aber nicht gerecht. Steuerberater:innen haben zum Beispiel verschiedene Mandate, die nicht nach dem immer gleichen Muster betreut werden können.
Programmierschnittstellen machen RPA überflüssig
Cloud-First-Strategien und API-Ansätze in der Softwareentwicklung machen die RPA überflüssig. Denn dank der API lassen sich Systeme über eine Schnittstelle verbinden und können so miteinander interagieren. Der Klassiker sind Kontaktformulare auf Websites, die auch viele Steuerberater:innen nutzen. Üblicherweise geben Interessierte ihre Daten ins Kontaktformular ein, diese kommen dann per Mail in die Kanzlei und müssen per Hand ins Customer-Relationship-Management (CRM), zum Beispiel Salesforce, übertragen werden. Wird hier aber eine Schnittstelle geschaffen, werden die eingegeben Daten aus dem Kontaktformular direkt und fehlerfrei ins CRM übertragen. Das spart wertvolle Arbeitszeit und verbessert die Datenqualität.
Im nächsten Schritt kann die Kontaktanfrage bzw. der Lead in den Sales Funnel übertragen werden. Anfragesteller:innen erhalten dann automatisch eine Mail mit dem passenden Thema, vielleicht auch bereits mit ersten Infos und werden so direkt abgeholt. Weitere Systeme wie Newsletter können ebenfalls verknüpft und die Interessent:innen für den Newsletter eingetragen werden. Das alles steigert in Steuerberaterkanzleien die Gewinnung von Mandaten – ein großer Mehrwert.

Daten synchronisieren, Kunden binden
Auch Cloud-Buchhaltungssysteme können per API an das CRM angebunden und die Daten so synchron gehalten werden. Wichtig hierbei: Vorab muss das primäre Systeme definiert werden. Ist das CRM das Mastersystem und ändern sich hier Daten, schlagen die Änderungen direkt auf die angebundenen Programme durch – Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Ticketsystem.
Gibt es eine Schnittstelle zum Ticketsystem, hat dies auch den Vorteil, dass Mandant:innen, die in der Kanzlei anrufen, am Telefon direkt mit Namen angesprochen werden können: Die Telefonnummer ist ja im CRM hinterlegt. Das hinterlässt einen guten Eindruck und steigert die Kundenbindung.
Großer Mehrwert für Steuerberatungskanzleien
Der Mehrwert für Steuerkanzleien liegt also zum einen in der Zeitersparnis, da Daten nicht mehr händisch übertragen werden müssen; zum anderen steht die Gewinnung und Bindung von Mandant:innen im Fokus. Weiterer Vorteil: Automatisierte Prozesse laufen stabil, da sie dem immer gleichen Muster folgen. Egal wer in der Kanzlei die Aufgabe übernimmt, die konstante Erfüllung ist gewährleistet. Das erhöht die Sicherheit und steigert die Qualität der Daten und P...