Zeitmanagement und Familie

https://youtu.be/RgDCaHTZlJw Viele Menschen fühlen sich wie das weiße Kaninchen aus Alice im Wunderland. Immer kommen sie zu spät, nie haben sie Zeit, immer unter Strom und viel zu viel zu tun. Viele von ihnen begehen die selben Zeitmanagement Fehler. Ich verrate dir die 21 häufigsten Zeitmanagement-Sünden, damit du sie vermeiden kannst. [smart_track_player url="http://zeitmanagement.podcaster.de/Zeitmanagement/media/57_Fehler_im_ZM_Teil_1(1).mp3" title="Podcast: Teil 1" ] [smart_track_player url="http://zeitmanagement.podcaster.de/Zeitmanagement/media/57_Teil_2(1).mp3" title="Podcast: Teil 2" ] 1. Fehler: Du weißt nicht wo deine Zeit hin ist Wenn du nicht weißt, womit du deine Zeit verbracht hast, kannst du an deinem Verhalten nichts ändern. Daher notiere dir regelmäßig einen ganzen Tag lang was du gemacht hast. Hilfreich sind dafür Zeiterfassung-Apps. Überlege jeden Abend bevor du ins Bett gehst, ob du deine Zeit so  gebraucht hast wie du es möchtest. 2. Fehler: Du lässt dich auf Zeiträuber ein Zeiträuber können nicht nur andere Menschen sein, die dich in Anspruch nehmen. Auch nicht zielführende Tätigkeiten wie fernsehen oder ziellos im Internet surfen rauben dir deine Zeit. Lege dir deshalb eine Liste  mit Dingen an,die du weniger tun möchtest und hänge dir diese gut sichtbar in deine Wohnung. Hier findest du die Not-To-Do-Liste meines Kollegen Ivan Blatter. Seine Liste ist eine tolle Inspiration für deine eigene Liste. Außerdem solltest du üben freundlich aber bestimmt „Nein“ zu sagen. Mein Kollege Thomas Mangold verrät dir wie du Ohne Schuldgefühle Nein sagen kannst. 3. Fehler: Du planst deine Freizeit nicht Gerade Menschen, die viele Termine und Aufgaben haben, sträuben sich dagegen auch ihre Freizeit zu planen. Wenn du aber Freunde, Familie, Sport und Hobbys nicht in deinen Kalender einträgst, wirst du zu wenig Zeit dafür finden. Deine privaten Termine sollten für dich eine mindestens so hohe Verbindlichkeit haben wie deine beruflichen Einträge. 4. Fehler: Du verzichtest auf Urlaub „Ohne mich geht es nicht“, so denken viele. deshalb nehmen sie gerade in stressigen Zeiten keinen Urlaub. Viele gönnen sich nicht mal ein freies Wochenende. Stell dir einmal vor in deinem Bauch ist eine große Batterie. Diese Batterie versorgt deinen ganzen Körper mit Energie. Sie muss allerdings regelmäßig geladen werden. Wann lädst du auf? 5. Fehler: Du achtest nicht auf dich selbst Oft wird in stressigen Zeiten auf ausreichend Schlaf, Sport und gesunde Ernährung verzichtet. 1 Stunde weniger schlafen bedeutet 1 Stunde mehr arbeiten können. Statt 2 Stunden Tennis spielen, kannst du 2 Stunden produktiv sein. Statt aufwändig zu kochen, ist viel schneller eine Pizza bestellt. Kannst es dir wirklich leisten, nicht auf dich zu achten? Krankheiten, Burn-Out und Diät werden dich später ein vielfaches deiner Zeit kosten. 6. Fehler: Du willst es - jetzt! Wenn wir Menschen etwas Neues lernen, wollen wir sofort Ergebnisse sehen. Zeitmanagement ist aber ein langfristiger Prozess. Damit du die Ergebnisse erhält, die du dir wünscht, musst du dran bleiben und Geduld haben. Wenn du heute beschließt ab zu nehmen und den Nachtisch weglässt, bist du morgen ja auch nicht schon 10 kg leichter. 7. Fehler: Zeit ist Geld Um eine Aufgabe zu erledigen, kannst du entweder Zeit oder Geld investieren. Die meisten Menschen entscheiden sich dafür es selbst zu machen und so Geld zu sparen. Die Frage ist jedoch was ist dir deine Zeit wert? Welchen Wert hat es für dich beispielsweise eine Stunde mit deinen Kindern spielen zu können? Die Investition in eine Reinigungskraft, die das möglich macht, indem sie für dich deine Wohnung putzt, ist um vieles geringer. Lerne zu delegieren und spare so Zeit für die Dinge, die dir wichtig sind. Ivan Blatter erklärt in seinem Artikel sehr schön, wie  du richtig delegieren kannst. 8. Fehler: Du verlierst das Gleichgewicht Obwohl ich die Work-Live-Ballance für Quatsch halte, solltest du auf alle deine Lebensbereiche achten. Wenn du dich nur noch um dein berufliches Weiterkommen kümmerst, wird deine Familie darunter leiden. Wenn du dich nur noch um deine Familie und Freunde kümmerst, wird dein Beruf leiden. Stelle dir einen Stuhl vor. Wenn du nur ein Bein kürzt, kommt der Stuhl ins wackeln. wenn du nur ein Bein verlängerst, passiert dasselbe. 9. Fehler: Du lässt dich unterbrechen Telefon, SMS, E-Mail, Türklingel: sie alle unterbrechen uns andauernd in unseren Tätigkeiten. „Störungen haben Vorrang“ heißt es in der TZI. Das Problem ist, dass dich jede Störung mehr Zeit kostet als die Störung selbst. Denn bis deine Konzentration wieder dasselbe Niveau erreicht hat wie vor der Störung, dauert es im Schnitt 20 Minuten. 20 Minuten je Störung. Schau doch mal auf dein Handy wie viele Anrufe und SMS du heute schon bekommen hast und multipliziere die Summe mit 20 Minuten. Stelle deshalb alle Störungen ab, wenn du konzentriert an einer Aufgabe arbeitest. [BloggoOptin id=2218] Kurze Unterbrechung ;-) 10. Fehler: Du suchst die besten Tools und Programme Oft werden mit Zeitmanagement vor allem Programme und Apps verbunden. Fast täglich erscheinen neue Kalender, Aufgabenprogramme und Zeitmanagementtools. Wenn du dich einmal für ein System entschieden hast, solltest du es unbedingt beibehalten. Das Erlernen einer neuen Software kostet dich viel zu viel Zeit. Das Tool, das du in jedem Fall für dein Zeitmanagement benötigst, ist hinter deiner Nase. Übrigens: falls du noch immer nach dem besten Aufgabenprogramm suchst guck mal hier ;-) 11. Fehler: Du schreibst nichts auf Viele meiner besten Ideen habe ich kurz nach dem Aufwachen oder auf Toilette. Ich weiß nicht ob das was mit dem Entspannen zu tun hat. Viele der besten Ideen gehen verloren, weil derjenige, der sie hatte, nichts bei sich trug um seine Idee zu notieren. Nimm immer etwas zu schreiben mit, egal wohin du gehst. So kannst du jederzeit Ideen und Aufgaben festhalten. Für meine Ideen nutze ich übrigens Evernote  12. Fehler: Du benutzt keine Checklisten Sehr viele Dinge in unserem Leben tun wir immer wieder und denken jedes Mal neu darüber nach. Viel effektiver ist es sich diese Tätigkeiten beim Erledigen aufzuschreiben. So kannst du, wenn du dasselbe noch einmal machen musst, auf deine Checkliste zurückgreifen. Ich habe zum Beispiel Checklisten für immer wiederkehrende Aktionen oder eine Packliste für den Urlaub. 13. Fehler: Du entscheidest dich immer wieder neu „Was soll ich heute anziehen?“ Jeden morgen dieselbe Frage. Entscheide dich stattdessen einmal und denke nicht mehr darüber nach. Steve Jobs hatte zum Beispiel nur schwarze Rollkragenpullover. Zu radikal? Dann lege doch zum Beispiel fest, dass du deine Hosen, wenn sie aus der Wäsche kommen, immer oben auf den Stapel legst. Und jedes Mal wenn du eine neue Hose brauchst, nimm die Unterste. Das ist nur ein Beispiel, es gibt viele Dinge, die du ein für alle Mal entscheiden kannst: - welche Brötchen esse ich? - was muss ich diese Woche einkaufen? (vieles wiederholt sich) - wo habe ich den Schlüssel hingelegt? 14. Fehler: Du bist unvorbereitet Ohne zu wissen was man besprechen möchte in eine Sitzung gehen. Morgens im Büro nicht zu wissen was man erledigen möchte. Die falschen Unterlagen dabeihaben. Nicht vorbereitet zu sein kostet nicht nur deine Zeit, sondern oft auch die Zeit der anderen. 15. Fehler: Deine Aufgaben nicht im Blick haben Was muss ich heute nochmal erledigen? Ups, das habe ich vergessen. Schreibe alle deine Aufgaben auf. Dazu eignen sich Evernote, Todoist und Trello 16. Fehler: Du bist fremd gesteuert E-Mails beantworten. Anrufe annehmen. Für jemanden etwas erledigen. Du reagierst auf Inputs anderer. Werde stattdessen selbst aktiv und agiere statt nur zu reagieren. Setzte dir deine Ziele und arbeite daran statt nur das, was an dich angetragen wird, ab zu arbeiten. 17. Fehler: Du verwechselst dringend mit wichtig Oft wird dringend mit wichtig gleich gesetzt. Wichtig sind die Dinge, die dich deinen Zielen näher bringen. Die Aufgaben und Termine, die dir am Herzen liegen. Dringend sind Dinge, die schnell erledigt werden müssen, aber für dich nur eine geringe Rolle spielen. Setze deine Prioritäten neu. Übrigens: Die meisten Dinge, die ganz dringend wirken, sind es nicht. E-Mails sind zum Beispiel selten so wichtig wie du denkst. 18. Fehler: Du machst alles auf einmal „Ich bin eine Frau, ich kann Multitasking“ NEIN! Weder Frauen noch Männer können das. Das menschliche Gehirn ist einfach nicht dafür gemacht. Wenn du deinem Computer viele Aufgaben auf einmal gibst, wird er langsamer. Und wenn du Windows nutzt, stürzt er irgendwann auch ab. Mache eins nach dem anderen, dann bist du insgesamt schneller und stürzt nicht ab. Ausnahmen gibt es nur, wenn eine Tätigkeit passiv ist. So ist es deutlich schneller im Zug E-Mails zu schreiben, als erst die Mails zu schreiben und dann in den Zug zu steigen (gilt nicht für Lokführer!) 19. Fehler: Du packst keine Kartons Ich erzähle dir mal von einem meiner Tage vor der Einführung dieses Systems: Ich gehe nach dem Frühstück in mein Büro, dort lese ich einige E-Mails. Einige kann ich direkt beantworten, für andere brauche ich noch Informationen und lasse sie liegen. In einer Mail bittet mich mein Chef um einen dringenden Textentwurf. Eigentlich habe ich kaum Zeit, aber ich kann ja schonmal anfangen. Nach den ersten Sätzen klingelt das Telefon. Ich gehe ran. Meine Frau bittet mich, mein Kind am Mittag vom Kindergarten zu holen. Ich schreibe noch einige Minuten. Jetzt muss ich in die Stadt zur Reinigung ein Messgewand abholen und zur Post. Ich treffe ein Gemeindemitglied. Es ist nur smalltalk und dennoch kann ich das Gespräch erst nach 9 Minuten beenden. Jetzt habe ich Stress. Ich schaffe es nur zur Post. Die Reinigung muss bis morgen warten. Schnell wieder ins Büro und weiter schreiben. Da höre ich „Ping“ – eine E-Mail. Schnell nachschauen wer da schreibt … Inzwischen sehen meine Tage anders aus: Ich gehe etwa zwei Stunden vor dem Frühstück in mein Büro und erledige die wichtigste Aufgabe des Tages. Welche das ist, habe ich gestern Abend festgelegt. Anschließend öffne ich den Todoist und öffne den Filter „E-Mails heute“. Jetzt öffne ich mein Mailprogramme und schreibe alle Mails, die ich heute schreiben muss. Anschließend lese ich alle neuen E-Mails und beantworte oder lösche sie. E-Mails, die ich erst morgen beantworten kann, schiebe ich mit der App „Inbox“ auf morgen (oder ein anderes Datum). In den Todoist schreibe ich mir die Dinge, die ich für die E-Mails vor der Beantwortung erledigen muss. Nach diesem Schritt ist mein Postfach komplett leer. Wie das genau geht, erfährst du hier. Jetzt gehe ich gemütlich mit meinen Kindern frühstücken mit dem guten Gefühl heute schon fast alle Büroaufgaben erledigt zu haben. Nach dem Frühstück öffne ich den Todoist und beginne alle Aufgaben in der Liste »Heute« zu erledigen. Wenn ich damit fertig bin, öffne ich als letztes die Liste »Telefon heute« und rufe hintereinander alle Menschen an, die ich heute erreichen möchte. Diejenigen, die ich nicht erreiche schiebe ich auf morgen. Jetzt muss ich »nur« noch die Außentermine wahrnehmen und bin mit dem Büro für heute fertig. Das ist meistens gegen 10 Uhr. Jetzt haben alle Geschäfte geöffnet und bewaffnet mit meiner Liste »Besorgungen« gehe ich zum Pastoralbüro, in diverse Läden und zum Beispiel in den Waschkeller. Ich muss mir dadurch nur einmal Jacke und Schuhe anziehen. Durch dieses Vorgehen habe ich nachmittags meistens Zeit um mit meinen Kindern zu spielen. Das Kastensystem hilft dabei den Arbeitstag zu strukturieren aber auch dabei Zeit zu sparen. Der größte Vorteil liegt darin, dass ich nicht andauernd die Programme wechseln muss. Ich öffne mein Emailprogramm einmal und schreibe alle Mails am Stück. Ich nehme das Telefon nur einmal zur Hand. Meistens erledige ich meinen »Telefonblock« sogar auf einem Spaziergang. Das ist ohne Mehraufwand auch noch gesund. 20. Fehler: Du suchst zu viel „Ich habe keine Zeit zum Aufräumen.“ „Aber du hast die Zeit zum Suchen?“ Gib jedem Ding in deinem Büro und deiner Wohnung einen festen Ort. Lege jeden Gegenstand nach Benutzung zurück. Dabei sollten die Dinge, die du am häufigsten brauchst in der Nähe von dir sein. Sortiere die Gegenstände also entsprechend der Nutzungshäufigkeit entsprechend nah an dich ran oder weit weg. So sparst du wertvolle Zeit für unnötige Wege. 21. Fehler: Du bist perfekt Perfekt zu sein ist toll, kostet aber unnötig Zeit. Warum fertig oft besser ist als perfekt beschreibe ich hier. Meistens genügt es gut zu sein, statt perfekt. Für ein gutes Ergebnis benötigst du einen Bruchteil der Zeit, die du für ein perfektes Ergebnis brauchen würdest. Gönne es dir nicht perfekt zu sein! Zum Abschluss noch zwei Bonus-Tipps: „Wer etwas weiß und nicht danach handelt, weiß es nur unvollkommen.“ J.M. Gutau „ERFOLG hat drei Buchstaben: T U N“ Goethe Hat dir dieser Artikel gefallen? Sei doch so lieb und teile ihn bei Facebook oder Twitter, damit auch andere davon erfahren. Danke.

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