Oft sind viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. In solchen Situationen ist es wichtig, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren, um beispielsweise zeitliche Fristen einzuhalten und dadurch negative Konsequenzen für sich oder das Unternehmen zu vermeiden. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip kann Anwendern bei der Einteilung der Aufgaben helfen.
Um die zu erledigenden Aufgaben sinnvoll planen zu können, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen – also Aufgabe für Aufgabe zu entscheiden, ob sie wichtig oder dringend oder aber beides ist. Um die Wichtigkeit einer bestimmten Aufgabe oder Tätigkeiten zu identifizieren, stellt sich die Frage: Trägt sie tatsächlich zur Erreichung eines selbst gesteckten oder vorgegebenen Ziels oder zum Beispiel zur Erfüllung eines Wunschs bei? Dringende Aufgaben wiederum sind durch einen festen End- bzw. Fälligkeitstermin gekennzeichnet.